KJM Assistant

Administrative support, made simple Simplifiez vos besoins administratifs In English and FrenchEn français et en anglais

I'm a Paris-based Office Manager with 10 years of experience. I look after the admin, HR, finance and events for English-speaking clients and international companies, so you can focus on your business. Office Manager à Paris avec 10 ans d'expérience. Je prends en charge l'administratif, les RH, la gestion financière et les événements des clients anglophones et des entreprises internationales, pour que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier.

Trusted byIls m'ont fait confiance Charles Taylor Adjusting Beazley Sensome

Portrait of the founder of KJM Assistant

ServicesServices

Dependable, structured support for firms and professionals who expect their administration to run smoothly, in English and in French.Un accompagnement structuré et fiable pour les cabinets et les entreprises qui exigent une administration irréprochable, en français comme en anglais.

Office ManagementOffice Management

Day-to-day running of your office, suppliers and projects.La gestion quotidienne de votre bureau, de vos prestataires et de vos projets.

  • Improving office and IT workflowsOrganisation et optimisation des flux de travail (bureautique et informatique)
  • Supplier management and admin coordinationGestion des prestataires et coordination administrative
  • Project planning and trackingPlanification et suivi des projets
  • Reception and phone cover in French, English and SpanishStandard téléphonique en français, anglais et espagnol

Administrative SupportAssistance administrative

Calendar management, filing, invoicing and correspondence, handled for you.Agendas, dossiers, facturation et courrier pris en charge.

  • Calendar and document managementGestion des agendas et des dossiers
  • Invoicing and chasing paymentsFacturation, suivi des paiements et relances
  • Arranging business travelOrganisation de déplacements professionnels
  • Preparing administrative and legal paperworkPréparation de documents administratifs et juridiques
  • Handling post and mailingsTraitement du courrier et mailing

HRRessources humaines

Employee administration, onboarding and benefits.Administration du personnel, onboarding et avantages salariés.

  • Employment contracts, leave and payroll follow-upAdministration du personnel : contrats de travail, congés et suivi de la paie
  • Onboarding and offboarding proceduresProcédures d'onboarding et d'offboarding
  • Meal vouchers and other employee benefitsTickets restaurants et autres avantages
  • Occupational health and company health coverMédecine du travail et mutuelle d'entreprise
  • Employee relationsRelations sociales
  • CSE (works council) electionsÉlections professionnelles CSE

EventsÉvénements

Team-building days, company events and invitations.Team building, événements d'entreprise et invitations.

  • Organizing corporate eventsOrganisation d'événements professionnels
  • Team-building daysOrganisation de team building
  • Designing invitations and announcementsCréation de faire-part et d'invitations

Pre-accounting & Financial AdminPré-comptabilité et gestion financière

Invoices, expenses and payments organized and ready for your accountant.Factures, notes de frais et paiements prêts pour votre expert-comptable.

  • Matching invoices to payments and managing expense accountsPointage des factures et gestion des comptes de charge
  • Expense claimsNotes de frais
  • Liaising with your accountantsCoordination avec les experts-comptables
  • Issuing and tracking invoicesÉdition et suivi des factures
  • Chasing late paymentsSuivi des paiements et relances

Marketing & CommunicationCommunication et marketing

Content, social media, newsletters and print materials.Contenu, réseaux sociaux, newsletters et supports imprimés.

  • Content creationCréation de contenu
  • Social media managementRéseaux sociaux
  • Email campaigns and newslettersCampagnes e-mailing et newsletters
  • Internal and external communicationCommunication interne et externe
  • Website creationCréation de site internet
  • Sales brochuresCréation de plaquettes commerciales
  • Business cardsCréation de cartes de visite

EN/FR Translation & InterpretingTraduction et interprétariat EN/FR

Translation in both directions, and live support in English.Documents traduits dans les deux sens, et soutien en direct en anglais.

  • Translating emails, contracts and business documents, from French to English and from English to FrenchTraduction d'e-mails, de contrats et de documents professionnels, du français vers l'anglais et de l'anglais vers le français
  • Interpreting for your English-speaking clients and prospects: video calls, phone calls and client meetingsInterprétariat pour un accompagnement avec vos clients et prospects anglophones (visioconférences, appels, rendez-vous clients)

Certified (sworn) translation is not included.Les traductions assermentées ne sont pas incluses.

Client reviewsAvis clients

What clients say about working with me.Quelques témoignages de clients qui m'ont fait confiance.

“We had the pleasure of working with Kétia as our Office Manager, and I can say without hesitation that she was one of the true pillars of our daily operations. Kétia combines an impressive sense of rigor with a calm, flexible approach that makes even the most complex days run smoothly. […] What stood out most was her ability to adapt quickly, manage many moving parts at once, and still maintain an impeccable level of organization. […] Any team would be fortunate to have her, and I wholeheartedly recommend her for any role she chooses to pursue.”« Nous avons eu le plaisir de travailler avec Kétia en tant qu'Office Manager, et je peux dire sans hésitation qu'elle a été l'un des véritables piliers de nos opérations quotidiennes. Kétia allie un sens impressionnant de la rigueur à une approche calme et flexible qui permet aux journées les plus complexes de se dérouler sans accroc. […] Ce qui m'a le plus marqué, c'est sa capacité à s'adapter rapidement, à gérer de nombreux dossiers à la fois et à conserver un niveau d'organisation impeccable. […] Toute équipe aurait la chance de l'avoir, et je la recommande de tout cœur pour tout poste qu'elle choisira d'occuper. »

Franz Bozsak
CEOCEO, Sensome

“I wanted to tell you how impressed I was by the quality of your work and everything you achieved, even though you didn't know the teams, Beazley or the way we work. Bravo!”« Je tenais à te dire combien j'ai été impressionnée par la qualité de ton travail et par tout ce que tu as accompli, malgré le fait que tu ne connaissais, ni les équipes, ni Beazley, ni notre manière de fonctionner. Bravo ! »

Mathilde Lecointre
Head of Political RisksHead of Political Risks, Beazley

“I particularly appreciated her constructive attitude, her infectious energy and her professionalism. Ketia suggested concrete improvements and showed real autonomy in managing her assignments. Always smiling and positive, she helped create a pleasant, productive working atmosphere. She is a dependable, committed and well-organized person you can count on every day. I highly recommend Ketia for any role that calls for rigor, a service mindset and adaptability.”« J'ai particulièrement apprécié son état d'esprit constructif, son énergie communicative et son professionnalisme. Ketia a su proposer des améliorations concrètes et faire preuve d'une grande autonomie dans la gestion de ses missions. Toujours souriante et positive, elle a contribué à instaurer un climat de travail agréable et efficace. C'est une personne de confiance, engagée et structurée, sur qui l'on peut compter au quotidien. Je recommande vivement Ketia pour tout poste nécessitant rigueur, sens du service et capacité d'adaptation. »

Cécile Jouclas
CFOCFO, Sensome

“You took on every challenge at Sensome with a smile! You quickly got to grips with Sensome's organization and tools. You're very professional and a real pleasure to work with.”« Tu as relevé tous les défis de Sensome avec le sourire ! Tu as très vite pris en main l'organisation et les outils de Sensome. Tu es très professionnelle et très agréable à vivre. »

Laurence Hedjine
AccountantComptable, Sensome

“Always smiling and in great spirits, you really brightened up the offices and our days. We always had a great time at the planned activities, and we had complete trust in you to manage the offices and the staff day to day!”« Toujours avec le sourire et la bonne humeur, tu as vraiment égayé les bureaux et nos journées. On a toujours passé de super moment lors des activités planifiées, une confiance absolue dans la prise en charge du management quotidien des bureaux et salariés ! »

Lise Schaub
Clinical Research CoordinatorClinical Research Coordinator, Sensome

“Your strengths are your organization and your communication, notably in managing orders and organizing events. Your sunny energy is contagious, and so is your creativity.”« Tes points forts sont ton sens de l'organisation et la communication (notamment dans la gestion des commandes et organisation des événements), ton énergie solaire est communicative ainsi que ta créativité. »

Charlène Maboundou
QA EngineerIngénieur QA, Sensome

“Adaptability, friendliness, availability, responsiveness.”« Adaptabilité, amabilité, disponibilité, réactivité. »

Sandrine Davanture
Compliance OfficerCompliance Officer, Beazley

About meÀ propos

“After ten years in very different workplaces, I know how to adapt quickly and deliver from day one.”« Explorer des univers variés m'a permis d'élargir ma vision, de renforcer mes compétences et d'apprendre sans cesse. »

I'm Kétia-Jeanne, an Office Manager with a passion for organization and for finding better ways of working. I enjoy adapting to new environments and supporting projects that matter.Je suis Kétia-Jeanne, Office Manager passionnée par l'organisation et l'optimisation. J'ai toujours aimé m'adapter et accompagner des projets qui ont du sens.

  • Events at EBGL'événementiel chez EBGI started out in events at EBG, a French digital-innovation think tank, where I coordinated national and international trade shows and conferences. It taught me rigor, the value of teamwork and how to run complex projects.J'ai débuté dans l'événementiel chez EBG, think tank français de l'innovation digitale, où j'ai coordonné des salons et conférences nationales et internationales. J'y ai appris la rigueur, la force du travail d'équipe et la gestion de projets complexes.
  • Large international groupsDe grands groupes internationauxI then moved on to Nintendo France and SPIE Europa. Working in multicultural, international teams sharpened my administrative and organizational skills, and my English.J'ai ensuite évolué chez Nintendo France et SPIE Europa : des environnements multiculturels et internationaux qui ont renforcé mes compétences administratives, organisationnelles et ma maîtrise de l'anglais.
  • An architecture studioUn atelier d'architectureAt Michel Rémon & Associés, I covered administration, staff management, pre-accounting and support for the founders, which sparked a real interest in HR and executive assistance.Chez Michel Rémon & Associés, j'ai mêlé administratif, gestion du personnel, pré-comptabilité et soutien aux fondateurs, en développant un intérêt marqué pour les ressources humaines et l'assistanat de direction.
  • Going freelanceLe choix du freelanceGoing freelance was the natural next step.Devenir freelance s'est imposé naturellement.
  • Sensome MedtechOffice ManagerOffice ManagerExecutive support to the CEO, company events, facilities management, plus HR and finance admin.Assistanat du CEO, événements d'entreprise, services généraux, soutien RH et administratif financier.
  • Beazley InsuranceAssuranceOffice ManagerOffice ManagerExecutive assistance in English, staff onboarding alongside the UK IT team, and coordination of the office move with the British teams.Assistanat de direction en anglais, onboarding des collaborateurs avec l'équipe IT UK et coordination de l'emménagement des bureaux avec les équipes britanniques.
  • Babel Audio AI / Voice dataIA / Données vocalesFrench AI Trainer & Voice ActressFrench AI Trainer et comédienne voixRemote work training AI voice models in French.Entraînement de modèles vocaux d'IA en français, à distance.
  • Charles Taylor Adjusting Corporate & Fine Arts loss adjustingGestion de sinistres Corporate et Fine ArtsOffice Administrative AssistantOffice Administrative AssistantAdmin support for claims experts in a fully English-speaking environment, daily coordination with the London office and IT teams, and client and supplier invoicing.Support administratif aux experts en gestion de sinistres dans un environnement 100 % anglophone, coordination quotidienne avec les équipes de Londres, facturation clients et fournisseurs.

I hold a professional bachelor's degree in International Trade, and I keep building my skills through training in HR, visual communication and office administration.Diplômée d'une Licence Professionnelle en Commerce International, je complète mes compétences par une formation continue en ressources humaines, communication visuelle et gestion administrative.

Soft skillsSoft skills

DiscretionDiscrétion

Absolute confidentiality for your files, your people and your sensitive information.Une confidentialité totale sur vos dossiers, vos équipes et vos informations sensibles.

RigorRigueur

A keen eye for detail and consistently high-quality work.Une attention particulière portée aux détails et à la qualité du travail.

ReliabilityFiabilité

A working relationship built on trust, with transparent, well-controlled processes.Une collaboration basée sur la confiance, avec une gestion maîtrisée et transparente.

VersatilityPolyvalence

Comfortable handling a wide range of tasks and adapting to your needs.Une capacité à prendre en charge un large éventail de missions et à m'adapter à vos besoins spécifiques.

DynamismDynamisme

Steady energy that keeps your projects moving.Une énergie constante pour faire avancer vos projets avec efficacité.

CommitmentEngagement

Conscientious work, with your satisfaction as the priority.Un travail appliqué et une priorité donnée à votre satisfaction.

Rates and ways of workingTarifs et collaboration

Every assignment is different, so I don't publish a standard price list. After an initial conversation, I send a quote based on the services needed, the workload and how we'll work together.Chaque mission est unique : pas de grille tarifaire, mais un devis après échange, selon la prestation, le volume de travail et le mode de collaboration.

  1. Understanding your needsÉcoute et analyse des besoins

    We start with a conversation about your needs and objectives.Nous commençons par une conversation pour bien comprendre vos besoins et vos objectifs.

  2. Choosing how we work togetherUn mode de collaboration personnalisé

    A one-off task or an ongoing arrangement, depending on your priorities and how your team is organized.Ponctuel ou récurrent, selon vos priorités et votre organisation.

  3. Quote and approvalDevis et validation

    I send a detailed, transparent quote, with no obligation.Je vous envoie un devis détaillé, transparent et sans engagement.

  4. Delivery and updatesPrestation et suivi

    Once you've approved the quote, I get started and keep you updated throughout.Dès que vous validez le devis, je commence et je vous tiens informé à chaque étape.

  5. Invoice and paymentFacture et règlement

    You receive a detailed invoice at the end of the assignment, payable on the agreed terms.Vous recevez une facture détaillée à la fin. Le règlement suit les modalités convenues.

MonthlyAu mois

Ongoing support for regular needs.Des besoins réguliers, pris en charge en continu.

Long termÀ long terme

My expertise embedded in your team, part-time.Mon expertise au sein de votre équipe, à temps partiel.

One-offPonctuel

A single task or a short assignment.Une tâche isolée ou une mission courte.

UrgentUrgence

Need help fast? I can step in at short notice, subject to availability.Besoin d'aide rapidement ? J'interviens dans des délais courts, selon mes disponibilités.

Cost optimizationOptimisation des coûts

Pay only for the time you need, with no recruitment costs or payroll charges, and support that adapts as your needs change.Vous ne payez que le temps dont vous avez besoin : pas de frais de recrutement, pas de charges sociales, et un service qui s'adapte à l'évolution de vos besoins.

Ready to streamline your organization?Prêt à optimiser votre organisation ?

Have a project or a question? Get in touch whichever way suits you best, and we'll find the right solution for your needs.Vous avez un projet ou une question ? Choisissez le moyen le plus simple de me joindre et trouvons ensemble la solution adaptée à vos besoins.

Or contact me directly:Ou directement : contact@kjmassistant.com · +33 7 81 42 93 33